Voorraad verkopen vanuit Europese hoofdkantoren en groepsmaatschappijen

Een Europese ondernemingsgroep kan voorraad uit verschillende landen intern als één gezamenlijk dossier behandelen. Juridisch behoren de goederen echter niet automatisch toe aan het hoofdkantoor of aan één centrale groepsmaatschappij. De voorraad kan eigendom zijn van afzonderlijke verkooporganisaties, distributiebedrijven of andere rechtspersonen binnen het concern.

Een geconsolideerd voorraadoverzicht vormt daarom niet vanzelfsprekend één verkoopbare voorraadpositie. Voor ieder afzonderlijk voorraaddeel moet herkenbaar blijven:

• welke rechtspersoon eigenaar is van de goederen;
• in welk land en op welke fysieke locatie de voorraad ligt;
• welke producten en aantallen tot deze positie behoren;
• welke rechtspersoon uiteindelijk als verkoper en facturerende partij optreedt;
• welke lokale of groepsbrede voorwaarden op de verkoop van toepassing zijn.

Het is niet nodig om de voorraden vooraf administratief of juridisch samen te voegen. Stock & Trade kan de verschillende posities binnen één commercieel dossier beoordelen, zolang duidelijk blijft welke goederen door welke groepsmaatschappij worden aangeboden.

Voorraad kan op groepsniveau beschikbaar komen wanneer een centraal besluit gevolgen heeft voor meerdere landen, verkooporganisaties of voorraadlocaties. De goederen hoeven daarbij niet gelijktijdig of vanuit iedere groepsmaatschappij te worden vrijgegeven.

Groepsspecifieke aanleidingen zijn bijvoorbeeld:

• het sluiten, samenvoegen of verplaatsen van Europese vestigingen;
• het centraliseren van magazijnen, voorraadbeheer of distributieactiviteiten;
• een wijziging van de Europese distributie- of supply-chainstructuur;
• het harmoniseren van assortimenten na een overname, fusie of interne reorganisatie;
• het beëindigen of wijzigen van een lokale verkoop- of distributieactiviteit;
• het overdragen van een productgroep of marktverantwoordelijkheid aan een andere groepsmaatschappij;
• verschillen in lokale marktvraag, waardoor voorraad in het ene land blijft liggen terwijl deze elders nog verkoopbaar is;
• een groepsbreed besluit om bepaalde markten, productlijnen of verkoopkanalen niet langer te bedienen.

Een aanbod kan daardoor bestaan uit één voorraadpositie die door een groepsbesluit is ontstaan of uit meerdere samenhangende posities van verschillende groepsmaatschappijen. Stock & Trade beoordeelt deze gezamenlijk, terwijl per voorraaddeel duidelijk blijft wanneer het is vrijgegeven en welke organisatie daarover mag beschikken.

Binnen een internationale ondernemingsgroep kan voorraad van één eigenaar over meerdere landen en magazijnen zijn verdeeld. Omgekeerd kunnen in één centraal magazijn goederen van verschillende groepsmaatschappijen liggen. Ook kan de voorraad fysiek worden beheerd door een andere groepsmaatschappij of een externe logistieke dienstverlener.

De fysieke locatie bepaalt daarom niet automatisch wie eigenaar of verkoper van de goederen is. Voor ieder voorraaddeel moet een herkenbare koppeling blijven bestaan tussen de producten, het land en de locatie waar zij liggen, de rechtspersoon die eigenaar is en de organisatie die als verkoper optreedt.

Deze scheiding kan binnen de bestaande administratie op verschillende manieren zichtbaar worden gemaakt:

• afzonderlijke voorraadbestanden of tabbladen per groepsmaatschappij of locatie;
• één geconsolideerde export met vaste kolommen voor eigenaar, verkoper, land en magazijn;
• een aanvullende koppeltabel waarin interne voorraad- of locatiecodes aan de betrokken rechtspersonen worden verbonden.

Een nieuwe administratieve indeling is niet nodig, zolang Stock & Trade de goederen en aantallen eenduidig aan de juiste eigenaar en locatie kan koppelen. Voorraad waarvan de eigendom, beschikbaarheid of herkomst nog niet is bevestigd, moet afzonderlijk herkenbaar blijven totdat hierover duidelijkheid bestaat.

Binnen een Europese ondernemingsgroep kunnen bepaalde commerciële uitgangspunten centraal worden bepaald, terwijl andere voorwaarden per land, groepsmaatschappij of voorraadpositie verschillen. Maak daarom bij de voorlegging duidelijk welke afspraken voor het volledige dossier moeten gelden en waar lokale afwijkingen nodig zijn.

Groepsbrede uitgangspunten kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• de vertrouwelijkheid waarmee het dossier wordt behandeld;
• landen, regio’s of verkoopkanalen waarin de voorraad wel of niet mag worden aangeboden;
• de wijze waarop merken, productinformatie en verpakkingen worden gepresenteerd;
• het moment of de volgorde waarin verschillende voorraadposities mogen worden verwerkt;
• de informatie die centraal over de verdere afzet moet worden teruggekoppeld.

Lokale voorwaarden kunnen voortkomen uit bestaande distributieafspraken, marktverantwoordelijkheden, productregistraties of commerciële belangen van een afzonderlijke groepsmaatschappij. Deze moeten herkenbaar worden gekoppeld aan de voorraadpositie waarop zij van toepassing zijn.

Stock & Trade beoordeelt vervolgens of de gewenste voorwaarden uitvoerbaar zijn en welke invloed zij hebben op de mogelijke overname. Een uitgangspunt geldt pas als overeengekomen verkoopvoorwaarde wanneer het vooraf concreet is vastgelegd en door de betrokken partijen is aanvaard.

Wanneer meerdere groepsmaatschappijen deelnemen, kunnen de gezamenlijke afspraken in één centraal kader worden opgenomen en de afwijkingen per rechtspersoon of voorraadpositie afzonderlijk worden vastgelegd. Zo blijft de commerciële aanpak binnen de groep consistent, zonder lokale beperkingen of verantwoordelijkheden uit het oog te verliezen.