Privacy
Privacyverklaring Stock & Trade
Deze privacyverklaring legt uit hoe Begaho B.V., handelend onder de naam Stock & Trade, persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een voorraadaanbieding indient, met ons communiceert of zakelijk met ons samenwerkt.
1. Over deze privacyverklaring
De verklaring heeft betrekking op de publieke website van Stock & Trade, onze contact- en voorraadaanbiedingsformulieren, zakelijke communicatie, onze leveranciers- en prospectadministratie en de verwerking van gegevens die nodig is om een mogelijke of bestaande zakelijke relatie te beoordelen en uit te voeren.
Stock & Trade richt zich op zakelijke contacten. De gegevens die wij verwerken kunnen desondanks persoonsgegevens zijn, bijvoorbeeld wanneer deze betrekking hebben op een medewerker, ondernemer, contactpersoon of vertegenwoordiger van een organisatie.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Begaho B.V., handelend onder de naam Stock & Trade Vossenbeemd 45B 5705 CL Helmond Nederland
KvK-nummer: 55169333 Btw-nummer: NL851593586B01 E-mail voor privacyvragen: info@stockandtrade.nl
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met ons in contact komt.
Contact- en organisatiegegevens
Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam, handelsnaam en website;
- functie, afdeling of zakelijke rol;
- zakelijk e-mailadres;
- telefoon- en WhatsApp-nummer;
- vestigings- en adresgegevens;
- uw voorkeur voor contact per e-mail, telefoon of WhatsApp;
- de inhoud en historie van onze communicatie.
Gegevens over een voorraadaanbieding
Wanneer u voorraad aanbiedt, kunnen wij daarnaast gegevens verwerken over:
- de omschrijving, productcategorieën en samenstelling van de voorraad;
- de reden waarom de voorraad beschikbaar is;
- aantallen, merken, modellen, productgeneraties en productcondities;
- de opslaglocatie, gewenste termijn en logistieke omstandigheden;
- afspraken of beperkingen voor verkooplanden, verkoopkanalen, timing, merkpresentatie of vertrouwelijkheid;
- de organisatie namens welke u handelt en uw bevoegdheid om de informatie te delen;
- voorraadlijsten, magazijnexports, retourrapportages, foto’s, productspecificaties, conditierapportages en andere vrijwillig meegestuurde bestanden;
- aanvullende informatie die u zelf in een toelichting of tijdens vervolgcontact verstrekt.
Zakelijke relatie- en transactiegegevens
Wanneer een gesprek leidt tot een beoordeling, voorstel, overeenkomst of transactie, kunnen wij gegevens verwerken over:
- het contact- en beoordelingsverloop;
- gemaakte afspraken, voorstellen en correspondentie;
- contract-, factuur-, betaal-, transport- en overdrachtsgegevens;
- interne dossierstatussen en noodzakelijke administratieve notities.
Website-, cookie- en beveiligingsgegevens
Bij het gebruik van onze website kunnen wij, afhankelijk van uw toestemmingskeuze, gegevens verwerken zoals:
- IP-adres en technische apparaat- en browsergegevens;
- bezochte pagina’s en algemene gebruiksgegevens;
- formulierstart, bereikte formulierstap, technische fout en succesvolle serverontvangst;
- cookievoorkeuren en bewijs van uw toestemmingskeuze;
- beperkte technische log- en beveiligingsgegevens die nodig zijn om de website veilig en betrouwbaar te laten functioneren;
- bij gebruik van een formulier: de door Cloudflare Turnstile verwerkte beveiligingssignalen, waaronder het IP-adres, de TLS-fingerprint, de user-agent, de publieke sitekey en de herkomstpagina.
Wij meten niet de inhoud van uw voorraadaanbieding, uw telefoonnummer of andere vrije persoonsgegevens als analyticsparameter.
Zakelijke prospectgegevens
Voor zakelijke acquisitie kunnen wij beperkte gegevens verwerken over relevante organisaties en hun zakelijke contactpersonen. Het kan gaan om naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, professioneel profiel, land, productcategorie en de zakelijke aanleiding voor contact.
Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van de betrokken persoon of organisatie, openbare bedrijfswebsites, openbare registers, professionele netwerken, vakmedia, beurs- en branche-informatie en andere rechtmatig toegankelijke zakelijke bronnen.
4. Waarvoor en op welke grondslagen gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Een contactverzoek beantwoorden en vervolgcontact onderhouden | Ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen en, wanneer u om een voorstel of samenwerking vraagt, het nemen van precontractuele maatregelen |
| Een voorraadaanbieding ontvangen, controleren, beoordelen en opvolgen | Ons gerechtvaardigd belang bij de beoordeling van zakelijke voorraadmogelijkheden en, wanneer van toepassing, het nemen van precontractuele maatregelen |
| Aanvullende informatie opvragen en de herkomst, samenstelling, eigendomssituatie of commerciële haalbaarheid van voorraad beoordelen | Ons gerechtvaardigd belang om zorgvuldig en verantwoord zaken te doen |
| Een overeenkomst sluiten en uitvoeren, waaronder afspraken over prijs, betaling, logistiek, overdracht, kanalen en vertrouwelijkheid | Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen |
| Onze financiële, fiscale en overige wettelijke administratie voeren | Het voldoen aan wettelijke verplichtingen |
| Zakelijke relaties, leveranciers, prospects, communicatie en opvolging beheren in onze administratie en ons CRM | Ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige en doelmatige bedrijfsvoering |
| Relevante zakelijke organisaties en contactpersonen benaderen over mogelijke voorraadposities of voorraadstromen | Ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke acquisitie, na afweging van de belangen en rechten van de betrokken contactpersoon |
| Fraude, misbruik, spam, beveiligingsincidenten en technische storingen voorkomen, onderzoeken en oplossen | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare website en bedrijfsvoering en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting |
| Menselijke formulierinzendingen onderscheiden van geautomatiseerd misbruik met Cloudflare Turnstile | Ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging en beschikbaarheid van onze formulieren en infrastructuur |
| Niet-noodzakelijke cookies, Google Analytics 4 en eventuele toekomstige marketingtags gebruiken | Uw toestemming |
| Uw cookievoorkeur vastleggen en noodzakelijke websitefuncties leveren | Noodzakelijk voor de werking van de website en ons gerechtvaardigd belang om uw keuze aantoonbaar te respecteren |
| Juridische aanspraken vaststellen, uitoefenen of verdedigen | Ons gerechtvaardigd belang bij de bescherming van onze rechtspositie |
Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons bedrijfsbelang af tegen uw belangen, rechten en redelijke verwachtingen. Wij beperken de verwerking tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is.
De bevestiging bij het voorraadaanbiedingsformulier dat u de privacyverklaring heeft gelezen, is uitsluitend een leesbevestiging. Deze bevestiging is geen toestemming voor marketing of voor andere niet-noodzakelijke verwerkingen.
5. Verplichte en optionele gegevens
Bij een voorraadaanbieding vragen wij alleen de gegevens die nodig zijn om de aanbieding te kunnen ontvangen, beoordelen en opvolgen. Verplichte velden worden in het formulier met een sterretje aangeduid.
Voor het indienen van een voorraadaanbieding zijn in ieder geval verplicht:
- een korte omschrijving van de voorraad;
- minimaal één productcategorie;
- minimaal één voorraadsituatie;
- minimaal één productconditie;
- het land en de plaats of regio waar de voorraad zich bevindt;
- bedrijfsnaam, voornaam en achternaam;
- een zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
- de bevestiging dat de organisatie eigenaar is van de goederen of bevoegd is namens de voorraadeigenaar te handelen;
- de bevestiging dat u de privacyverklaring heeft gelezen.
Andere gegevens zijn optioneel, waaronder een schatting van aantallen, merken, aanvullende toelichting, gewenste termijn, website, functie, contactvoorkeur, afspraken of beperkingen en bijlagen.
Bestanden zijn niet verplicht. Deel uitsluitend informatie en bestanden die relevant zijn voor de beoordeling en die u bevoegd bent met ons te delen. Neem waar mogelijk geen bijzondere persoonsgegevens, burgerservicenummers, kopieën van identiteitsbewijzen, privégegevens of gegevens over niet-betrokken derden op in vrije tekstvelden of bijlagen.
Als u verplichte gegevens niet verstrekt, kunnen wij het formulier niet ontvangen of de aanbieding mogelijk niet zorgvuldig beoordelen en opvolgen. Het niet verstrekken van optionele gegevens verhindert verzending niet, maar kan ertoe leiden dat wij aanvullende informatie moeten opvragen.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Binnen Stock & Trade hebben alleen medewerkers en andere bevoegde personen toegang tot persoonsgegevens voor zover zij deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die ons ondersteunen bij:
- hosting, infrastructuur, opslag en technisch websitebeheer;
- zakelijke e-mail, telefonie en communicatie;
- CRM en relatiebeheer, waaronder Salesflare wanneer gegevens daarin worden opgenomen;
- formulierverwerking, beveiliging, spam- en botbescherming;
- botbescherming via Cloudflare Turnstile, waarbij Cloudflare voor de beveiligingsdienst als verwerker optreedt en bepaalde signalen ook onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt om de botdetectie te verbeteren;
- toestemmingsbeheer via Cookiebot;
- tagbeheer en, uitsluitend na de vereiste toestemming, websiteanalyse via Google Tag Manager en Google Analytics 4;
- boekhouding, betaling, logistiek en administratieve dienstverlening;
- juridische, fiscale, beveiligings- en overige professionele advisering.
Wij kunnen gegevens daarnaast verstrekken aan toezichthouders, opsporingsinstanties, rechtbanken of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is om onze rechten of die van anderen te beschermen.
Met verwerkers maken wij passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, bewaartermijnen en het gebruik van persoonsgegevens. Sommige ontvangers verwerken gegevens voor hun eigen wettelijke of professionele verantwoordelijkheid. Wij verkopen persoonsgegevens niet.
7. Internationale doorgifte
Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking en opslag binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens echter verwerken vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag. Dit kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, zo nodig aangevuld met aanvullende beveiligingsmaatregelen.
Een internationale doorgifte vindt uitsluitend plaats voor zover deze nodig is voor de betreffende dienstverlening en binnen de gekozen cookie- en privacy-instellingen.
Voor Cloudflare Turnstile kunnen beveiligingssignalen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten en via Cloudflare-locaties wereldwijd. Vóór activering controleren wij de toepasselijke verwerkersovereenkomst, standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen. Wij sturen vanuit onze server geen aanvullend IP-adres mee naar de Turnstile-verificatie-API.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of de bescherming van onze rechtspositie een langere termijn vereist.
| Gegevens of dossier | Bewaartermijn |
|---|---|
| Voorraadaanbiedingen en bijlagen die niet tot een overeenkomst leiden | Tot 12 maanden na de beoordeling of het laatste inhoudelijke contact |
| Algemene contactverzoeken waaruit geen zakelijke relatie ontstaat | Tot 12 maanden na afhandeling of het laatste inhoudelijke contact |
| Actieve relatie- en CRM-dossiers | Zolang de zakelijke relatie of concrete opvolging actief is; daarna in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Prospectgegevens van personen die nog niet zijn benaderd | Maximaal 12 maanden na vastlegging of laatste herbeoordeling |
| Prospect- en communicatiegegevens na contact zonder zakelijke relatie | Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Minimaal bezwaar- of afmeldrecord voor commerciële acquisitie | Voor onbepaalde tijd, uitsluitend om het bezwaar blijvend te respecteren |
| Overeenkomsten, relevante correspondentie en commerciële dossiers | Gedurende de relatie en daarna in beginsel maximaal 5 jaar, tenzij een langere wettelijke of noodzakelijke termijn geldt |
| Fiscale en financiële administratie | 7 jaar, of langer wanneer de wet dit voor specifieke gegevens vereist |
| Reguliere technische logs | In beginsel maximaal 30 dagen |
| Cloudflare Turnstile-token | Maximaal 5 minuten geldig en eenmalig bruikbaar; Stock & Trade bewaart het token niet na verificatie |
| Logs die nodig zijn voor onderzoek naar een beveiligingsincident | Maximaal 12 maanden, of langer wanneer dat voor een concreet incident of wettelijke verplichting noodzakelijk is |
| Google Analytics 4-gebeurtenisgegevens | 14 maanden; de bewaartermijn wordt niet bij iedere nieuwe gebeurtenis opnieuw gestart |
| Cookievoorkeur op het apparaat | 12 maanden |
| Via Cookiebot geregistreerde eindgebruikersdata over de toestemmingskeuze | Maximaal 12 maanden na registratie |
| Privacyverzoeken en de afhandeling daarvan | 5 jaar na afronding |
| Back-ups | Maximaal 90 dagen binnen de reguliere back-upcyclus |
Wanneer gegevens in een back-up staan, worden zij niet opnieuw voor gewone bedrijfsdoeleinden gebruikt. Zij verdwijnen door overschrijving volgens de back-upcyclus of worden bij herstel opnieuw onder de geldende verwijder- en bewaartermijnen gebracht.
Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een lopend geschil, een beveiligingsincident of een concrete rechtsvordering.
10. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Afhankelijk van de verwerking omvatten deze maatregelen onder meer:
- beveiligde verbindingen via HTTPS;
- server-side validatie naast controles in de browser;
- toegangsbeperking op basis van rollen en werkzaamheden;
- beveiligde accounts en zorgvuldig beheer van toegangsrechten;
- scheiding van productie-, test- en previewomgevingen;
- afgeschermde opslag van vertrouwelijke gegevens en uploads;
- rate limiting, spam- en botbescherming;
- fail-closed server-side controle van eenmalige Turnstile-tokens op hostname en formulierdoel, zonder opslag van de token of extra server-side doorgifte van het IP-adres;
- beperkte technische logging en controle op beveiligingsincidenten;
- back-ups en gecontroleerde herstelprocedures;
- periodieke software-, dependency- en beveiligingsupdates;
- passende afspraken met dienstverleners die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico’s volledig uitsluiten. Wij beoordelen onze maatregelen daarom regelmatig en passen deze waar nodig aan.
Beveiliging van uploads
Bij het voorraadaanbiedingsformulier kunt u maximaal 10 bestanden toevoegen met een totale omvang van maximaal 50 MB. Toegestane bestandstypen zijn Excel, CSV, PDF, JPG, PNG en WebP.
Wij controleren onder meer bestandsextensie, bestandstype en bestandsgrootte, gebruiken veilige bestandsnamen en kunnen bestanden technisch op schadelijke inhoud controleren. Uitvoerbare bestanden, archiefbestanden en niet-toegestane bestandstypen worden geweigerd. De toegang tot geüploade bestanden wordt beperkt en bestanden worden volgens de geldende bewaartermijnen verwijderd.
Deel bij voorkeur bestanden via het beveiligde formulier. Verstuur gevoelige voorraadinformatie niet via onbeveiligde of onnodige kanalen. Wanneer bestanden te groot zijn, kunt u de aanbieding zonder die bestanden versturen; indien nodig nemen wij contact met u op over een passende manier om aanvullende informatie te delen.
Datalekken
Van een datalek kan sprake zijn wanneer persoonsgegevens verloren gaan, onbedoeld worden gewijzigd, onbevoegd toegankelijk zijn of bij een verkeerde ontvanger terechtkomen.
Bij een mogelijk datalek onderzoeken en documenteren wij wat er is gebeurd. Wij nemen maatregelen om het incident te beperken, verdere schade te voorkomen en herhaling tegen te gaan. Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij het datalek zo mogelijk binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor betrokken personen oplevert, informeren wij ook de betrokkenen.
Vermoedt u een beveiligingsprobleem of datalek waarbij Stock & Trade betrokken is? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@stockandtrade.nl en deel geen onnodige persoonsgegevens in uw eerste bericht.
11. Uw privacyrechten
U heeft het recht om:
- informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken;
- uw persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
- uw persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover wij deze niet langer nodig hebben of wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
- persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
- een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
Een privacyverzoek indienen
U kunt een privacyverzoek indienen via info@stockandtrade.nl. Vermeld bij voorkeur om welk recht het gaat en op welke gegevens, communicatie of voorraadaanbieding uw verzoek betrekking heeft. Zo kunnen wij uw verzoek zorgvuldig en gericht behandelen.
Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs mee. Wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij om aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan nodig en kiezen waar mogelijk voor een veilige verificatiemethode.
Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal gelijktijdige verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat nodig is, informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.
Een privacyverzoek is in beginsel kosteloos. Alleen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wanneer verzoeken zich herhaaldelijk voordoen, kunnen wij binnen de grenzen van de AVG een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek te voldoen. In dat geval leggen wij uit waarom.
Bezwaar tegen commerciële acquisitie
Wanneer wij uw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing of commerciële acquisitie, kunt u daar op ieder moment bezwaar tegen maken. U hoeft hiervoor geen reden op te geven. Na uw bezwaar gebruiken wij uw persoonsgegevens niet meer voor dat doel.
U kunt uw bezwaar doorgeven via info@stockandtrade.nl of rechtstreeks reageren op de ontvangen communicatie. Om te voorkomen dat u daarna opnieuw voor dezelfde acquisitie wordt benaderd, kunnen wij een minimaal afmeld- of bezwaarrecord bewaren.
Een klacht indienen
Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@stockandtrade.nl, zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie en het klachtenformulier vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
Stock & Trade neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Technische controles, analyses en interne classificaties kunnen medewerkers ondersteunen bij de verwerking van een contactverzoek, voorraadaanbieding of acquisitiedossier. Een eventuele beoordeling, afwijzing, prijsindicatie, aanbieding of aankoopbeslissing wordt niet uitsluitend automatisch genomen.
13. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, gegevensverwerkingen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd. Bij een belangrijke wijziging maken wij dit waar passend afzonderlijk kenbaar.
De datum waarop de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt, wordt bij de verklaring vermeld.
14. Contact over privacy
Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:
Begaho B.V., handelend onder de naam Stock & Trade Vossenbeemd 45B 5705 CL Helmond Nederland
E-mail: info@stockandtrade.nl KvK-nummer: 55169333